Trong mọi phương thức thanh toán đều phải sử dụng đến những chứng từ nhất định, chúng ta gọi chung là những chứng từ hoạt động ngoại thương. Đó là các loại giấy tờ được phát hành liên quan đến các nghiệp vụ hàng hóa. Các ngân hàng sẽ xử lý các chứng từ này khi thanh toán tùy thuộc vào từng phương thức thanh toán khác nhau.
1. Hóa đơn (invoice)
Nói đến hoá đơn trong thanh toán qu ốc tế người ta thường nói đến hai loại hoá đ ơn, đó là hoá đơn chính thức hay còn gọi là hoá đơn thương mại, và hoá đơn tạm.
Hóa đơn thương mại (commercial invoice): Hóa đơn thương mại gồm tất cả các chi tiết về nghiệp vụ hàng hóa, nó có giá trị thanh toán và thường bao gồm các yếu tố sau:
(1) Tên và địa chỉ người mua
(2) Tên, địa chỉ và chữ ký có thẩm quyền của người bán
(3) Nhãn hiệu chính xác của hàng hóa cùng số lượng
(4) Điều kiện giao hàng và thanh toán
(5) Cách đóng gói, số lượng trong mỗi đơn vị đóng gói và mã hiệu của chúng
(6) Những ghi chú khác (phê chuẩn lãnh sự, ghi chú của phòng thương mại)
Hóa đơn tạm (provisional invoice): Đó là một loại hóa đơn tạm thời và thường được phát hành trước khi ký kết hợp đồng thương mại cũng như trước khi giao hàng hóa và thường đóng vai trò như là một tài liệu ghi nhớ khi thương lượng mua bán hoặc dùng để làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, nếu cần. Trong những trường hợp này, trên hóa đơn tạm luôn phải ghi một mệnh đề “không d ùng cho mục đích thuế quan”. đối với một số h àng hóa nhất định, hóa đơn này được coi như một loại chứng từ có giá trị thanh toán.
2. Các loại giấy tờ gửi hàng
Các loại giấy tờ gửi hàng thường bao gồm các loại chứng từ gửi hàng tượng trưng cho hàng hóa.
Vận đơn đường biển: là giấy tờ gửi hàng bằng đường biển thể hiện việc xác nhận hàng hóa được chuyên chở đã xuống tàu, đồng thời đảm bảo với người sở hữu vận đơn về việc chuyên chở và giao hàng, nó đại diện cho hàng hóa, do vậy nó là một giấy tờ có giá truyền thống. Vận đơn có thể được phát hành nhiều bản chính, khi một bản chính đ ược xuất trình thì những bản chính còn lại mất tính hiệu lực. Người ta có thể sao vận đơn thành các bản sao, nhưng chúng không có giá trị thanh toán.
Vận đơn đường sông: Vận đơn đường sông chỉ sử dụng trong vận tải đường sông, nhưng hiện nay rất ít dùng trong thương mại quốc tế.
Phiếu chứng nhận nhập kho có thể chuyển nhượng: loại phiếu này chứng nhận hàng hóa đã nhập kho, nó chỉ được phát hành bởi các hãng kho hàng đủ tư cách nghề nghiệp.
3.Các giấy tờ chỉ chứng nhận việc gửi hàng
Chứng từ vận tải li ên hiệp: ngày nay ngành kinh t ế vận tải đã phát triển một loại kỹ thuật mới đó là vận tải liên hợp với nhiều hình thức vận tải khác nhau như đường sông, đường biển, đường sắt, đường hàng không, do vậy đòi hỏi tất nhiên phải có bộ chứng từ vận tải liên hợp bao gồm tất cả các hình thức vận tải. Ví dụ như một vận đơn vận tải hỗn hợp (combined transport B/L) hay một vận đơn suốt (through B/L).
Vận đơn đường sắt có bản phụ: là chứng từ bốc hàng trong giao thông đường sắt được người gửi phát hành làm nhiều bản, bản chính sẽ đi kèm hàng hóa, bản phụ có đóng dâú của cơ quan đường sắt do người gửi hàng giữ để chứng minh là anh ta đã gửi hàng theo điều kiện thỏa thuận. Khi nào người gửi hàng còn giữ bản phụ và hàng hóa chưa giao cho người nhận thì người gửi hàng còn có quyền quyết định đối với số hàng hóa này.
Vận đơn hàng không: là chứng từ vận tải hàng không được phát hành làm 3 b ản, trong đó hãng vận chuyển giữ bản thứ nhất, bản thứ hai đi cùng với hàng hóa và bản thứ ba để xác nhận hàng đã được tiếp nhận và gửi đi. Nếu người chuyển hàng gửi bản thứ ba đi thì anh ta mất quyền quyết định đối với hàng hóa. Khi anh ta còn giữ chứng từ này cũng như hàng hóa chưa được giao cho người nhận thì anh ta còn quyền quyết định đối với lô hàng. Tuy nhiên trong thực tế điều này hầu như không xảy ra vì thời gian vận chuyển quá ngắn. Ng ược lại, để nhận hàng, người nhận hàng không cần một bản vận đơn nào.
Giấy chứng nhận hàng của hãng vận tải (FCR – For warder’s Certificate of Receipt ho ặc Frowarding Agent’s Certificate of Receipt): là một loại chứng từ được sử dụng trong vận tải hàng hóa bằng đường bộ. Giấy chứng nhận này xác nhận rằng hàng hóa vận chuyển đã được tiếp nhận. Với nội dung của chứng từ này người bán chứng minh với người mua việc gửi hàng không hủy ngang của mình.
Giấy gửi hàng bưu đi ện (post-office receipt): giấy này có đóng dấu của bưu điện cũng là bằng chứng cho việc gửi hàng. Ngược lại với các chứng từ kể trên, giấy này chỉ phát hành một bản, nó không bao gồm các số liệu về hàng hóa và không đóng vai trò gì trong trao đổi hàng hóa quốc tế.
Giấy biên nhận của thuyền trưởng (master’s receipt): Chứng từ này là bằng chứng xác nhận hàng hóa đã được gửi xuống tàu trong vận tải đường biển.
Lệnh giao hàng (dilivery order): Khi hàng hóa được giao cho nhiều người nhận hàng nhưng hàng được chuyên chở trên cùng một con tàu và trong cùng một vận đơn thì người được ủy quyền tại nước tiếp nhận hàng đầu tiên sẽ được ủy nhiệm để cung cấp tiếp h àng cho những người nhận hàng cuối cùng. Anh ta sẽ nhận được bản chính vận đơn và phát hành các lệnh giao hàng cho phép những người nhận hàng đơn lẻ tiếp nhận phần hàng hóa của mình tại người được ủy nhiệm khi xuất trình lệnh trên.
4. Các chứng từ khác
Ngoài các chứng từ nêu trên, trong bộ chứng từ thanh toán còn bao gồm các loại chứng từ khác nhưng chúng đóng vai trò rất quan trọng.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (insurance certificate): là bằng chứng về quyền được bảo hiểm về vận tải mà phạm vi của nó bao gồm các loại giấy tờ đ ơn lẻ. Nếu giấy này được phát hành như một giấy tờ có giá theo lệnh thì việc chuyển tiếp chỉ được thực hiện bằng hình thức chuyển nhượng. Các giấy tờ bảo hiểm được phát hành làm nhiều bản, nhưng trong trường hợp thiệt hại thì việc bồi thường chỉ được thực hiện trên cơ sở bản chính, các bản còn lại sẽ mất hiệu lực.
Giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origine C/O): Chứng từ này xác nhận hàng hóa đó xuất xứ từ nước nào như nơi sản xuất, khai thác …. Chứng từ này đặc biệt quan trọng đối với các cơ quan chức năng của nước nhập khẩu để kiểm tra việc tuân thủ những qui định.
Giấy chứng nhận kiểm nghiệm (inspection certificate): Chứng từ này là bằng chứng về sự kiểm nghiệm đã được thực hiện thông qua một b ên thứ ba – cơ quan trung gian. Kết quả kiểm nghiệm được nêu trong giấy chứng nhận này.
Giấy chứng nhận kiểm dịch (certificate of health): chứng từ này đi cùng với việc vận chuyển các động vật tươi sống, thực vật, thực phẩm. Nó c hứng nhận về tình trạng miễn dịch của các loại hàng hóa này.
Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight): chứng từ này thường do một cơ quan trung gian phát hành để xác nhận trọng lượng của hàng hóa mà người xuất khẩu gửi đi.
Giấy chứng nhận phân tích (analyse certificate): chứng nhận này thường đi kèm trong việc cung cấp hàng hóa và nguyên liệu thô hoặc các sản phẩm hóa chất hay sản phẩm nông nghiệp, nó thể hiện kết quả phân tích các thành phần của hàng hóa.
Giấy chứng nhận phẩm chất (quality certificate): chứng từ xác nhận tính hoàn hảo và phẩm chất của hàng hóa đúng với thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.
Bảng kê chi tiết đóng gói (packing list): là chứng từ kê danh mục từng kiện hàng và nội dung bên trong của nó. Chứng từ này được phát hành khi người bán gửi hàng thông qua bộ phận giao hàng của mình hoặc nhân viên bưu điện.
Giấy chứng nhận kiểm tra hàng hóa của tổ chức trung gian (clean report of finding): ngày nay loại chứng từ này được sử dụng phổ biến để chống lại sự lừa đảo một cách hiệu quả do tổ chức Société Général de Surveillance (SGS), có trụ sở chính tại Geneve phát hành.